С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная перестаёт быть основным документом при коммерческих грузоперевозках в России. Перевозки нужно оформлять электронно — через государственную систему ГИС ЭПД. Разбираем понятным языком: кого касается обязательный переход на электронную транспортную накладную (ЭТрН), как она подписывается, что показывать инспектору на дороге и чем грозит промедление.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс поправки в закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта». С 1 сентября 2026 года в электронный вид переводятся:
- транспортная накладная (ТН);
- заказ и заявка на перевозку;
- экспедиторские документы;
- грузовая накладная (авиа) и железнодорожная накладная.
Все эти документы должны попадать в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Порядок её работы установлен постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931, а формат самой накладной — приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Что такое ГИС ЭПД простыми словами
Представьте общий государственный «журнал перевозок». Раньше накладная существовала в трёх бумажных экземплярах: у грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Каждый хранил своё, сверялись вручную, при потере документ восстанавливали неделями.
Теперь накладная одна, она электронная и хранится в государственной системе. Все участники видят один и тот же документ в реальном времени: отгрузили → приняли → довезли → выдали.
Важный нюанс: напрямую в ГИС ЭПД компании не заходят. Работа идёт только через оператора ИС ЭПД — аккредитованного посредника из реестра. Вы работаете в сервисе оператора, а он передаёт документы в госсистему.
Кого касается обязательный переход, а кого нет
Обязаны использовать ЭТрН: грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели при коммерческих перевозках по России.
Не обязаны — здесь чаще всего ошибаются. Электронная транспортная накладная не нужна, если:
- вы везёте собственный груз своим транспортом без договора перевозки;
- клиент забирает товар самовывозом;
- груз перевозит физлицо для личных нужд, а не для бизнеса;
- одна из сторон — иностранный грузоотправитель или грузополучатель;
- в населённом пункте нет интернета или ГИС ЭПД технически недоступна;
- это особые случаи: гособоронзаказ, перевозка драгоценных металлов и камней, каботаж перевозчиков ЕАЭС.
Пример. Пекарня развозит хлеб по своим трём кофейням на собственной «Газели» — ЭТрН не нужна, договора перевозки нет. Но если та же пекарня наняла стороннего перевозчика привезти муку от поставщика — накладная нужна, и уже электронная.
Как оформляется электронная накладная: титулы Т1–Т8
ЭТрН — не единый файл, а документ, который собирается по частям. Каждую часть («титул») подписывает свой участник в своём порядке. Это самое непривычное для тех, кто работал с бумагой.
| Титул | Кто подписывает | Что означает |
|---|---|---|
| Т1 | Грузоотправитель | Груз передан к перевозке: участники, условия, транспорт |
| Т2 | Водитель, затем перевозчик | Груз принят к перевозке, зафиксировано его состояние |
| Т3 | Грузополучатель | Груз принят от перевозчика (с замечаниями, если есть) |
| Т4 | Водитель, затем перевозчик | Груз выдан грузополучателю |
| Т5–Т6 | Перевозчик и заказчик | Итоговая стоимость перевозки — первичный документ для бухгалтерии |
| Т7 | При изменениях в пути | Смена грузополучателя или адреса доставки |
| Т8 | При изменениях в пути | Замена транспорта или водителя |
Логика простая: документ «растёт» вместе с рейсом. Отправитель заполнил и подписал → водитель принял груз и подписал → получатель принял и подписал → перевозчик закрыл рейс и выставил стоимость.
Титулы Т7 и Т8 решают старую боль: раньше при перецепке или смене адреса приходилось переписывать бумагу и спорить, какой экземпляр верный. Теперь изменение фиксируется отдельным подписанным титулом.
Какая электронная подпись нужна для ЭТрН
Требования к подписи установлены статьёй 18.1 закона № 259-ФЗ. Вокруг этого много путаницы, хотя схема несложная.
| Участник | Какая подпись нужна |
|---|---|
| Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель (компания) | УКЭП — квалифицированная, как для налоговой. Сотруднику дополнительно нужна МЧД (машиночитаемая доверенность) |
| Водитель | ПЭП — простая электронная подпись в мобильном приложении оператора, либо УНЭП через «Госключ» |
Ключевое: водителю не нужна дорогая квалифицированная подпись и токен. Достаточно смартфона с приложением. Типовая схема такая: водитель подписывает титулы Т2 и Т4 простой подписью с телефона, а логист или диспетчер перевозчика заверяет те же титулы квалифицированной подписью с МЧД.
Проверка на дороге: что показывать инспектору
Возить пачку бумаги больше не нужно. Водитель предъявляет QR-код в мобильном приложении оператора — инспектор считывает его служебным устройством и видит данные о рейсе.
Важно для практики: QR-код работает офлайн, он кэшируется в приложении. Если связи в дороге нет, документ всё равно можно показать. Это снимает главный страх перевозчиков: «а если в поле не будет интернета?».
Штрафы за отсутствие ЭТрН: мораторий есть, но расслабляться рано
Здесь самое важное — и чаще всего неправильно понятое.
По поручению Президента введён мораторий на штрафы за отсутствие ЭТрН до 1 марта 2027 года. Первые полгода за саму электронную накладную наказывать не будут.
Но обязанность при этом никто не отменял. В силе остаётся:
- 500 ₽ водителю за отсутствие документов на груз — ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ;
- штрафы за отсутствие регистрации в реестрах перевозчиков и экспедиторов — ст. 11.14.3 КоАП РФ: для компаний это сотни тысяч рублей;
- с 1 марта 2027 года за работу без регистрации в реестре перевозчиков штрафы могут доходить до 1 млн рублей.
И главный риск — не дорожный, а налоговый. Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку. Если документ оформлен не по правилам, ФНС может снять расходы по ст. 252 НК РФ и отказать в вычете НДС. Дальше — доначисление, пени и штраф 20%. Мораторий на дорожные штрафы от этого не защищает.
Вывод простой: мораторий — это время на отладку процессов, а не повод отложить переход до весны.
Как подготовиться к переходу на ЭТрН: пошаговый план
- Разберите свои сценарии перевозок. Выпишите, как вы возите: своим транспортом, наёмным, через экспедитора, самовывозом. Часть рейсов может вообще не попадать под требование — это сэкономит силы.
- Выберите оператора ИС ЭПД из реестра и заключите договор. Смотрите не на цену, а на две вещи: удобство мобильного приложения для водителей и наличие API для интеграции с учётной системой (1С и другими).
- Получите подписи заранее. УКЭП для руководителя, МЧД для сотрудников, которые будут подписывать. Это самый частый затык: доверенности оформляются не за один день.
- Проверьте контрагентов. Перевозка не поедет, если ваш отправитель или получатель не готов подписать свой титул. Обзвоните ключевых партнёров и узнайте, с каким оператором они работают.
- Подготовьте водителей. Смартфон, установленное приложение, короткая инструкция «куда нажать». Людям, годами подписывавшим бумагу, процесс нужно показать руками.
- Обновите договоры и регламенты — пропишите электронный документооборот как способ обмена документами.
- Проведите тестовые рейсы до 1 сентября. Лучше поймать проблемы на своей перевозке, чем на проверке.
Три совета из практики
Не тяните с машиночитаемой доверенностью
Сама квалифицированная подпись выпускается быстро, а вот выстроить схему «кто за кого подписывает» внутри компании — дольше. Особенно если подписантов несколько и они в разных филиалах.
Договоритесь с контрагентами об операторе заранее
Операторы обмениваются документами между собой, но на старте роуминг у всех работает по-разному. Если ваши основные партнёры уже работают с одним оператором — это весомый аргумент при выборе.
Заложите сценарий на случай сбоя
Первые недели держите под рукой план Б: закон прямо предусматривает исключение при технической недоступности ГИС ЭПД или отсутствии интернета. Зафиксируйте во внутреннем регламенте, что делать в такой ситуации, чтобы водитель не принимал решение самостоятельно.
Частые вопросы об электронной транспортной накладной
Можно ли продолжать возить бумажную накладную?
Для перевозок, попадающих под требование, транспортная накладная с 1 сентября 2026 года оформляется электронно. Бумага остаётся только для исключений — например, для перевозок без договора перевозки или при отсутствии интернета в населённом пункте.
Нужен ли водителю дорогой токен с подписью?
Нет. Водителю достаточно простой электронной подписи (ПЭП) в мобильном приложении оператора или УНЭП через «Госключ». Квалифицированная подпись нужна компании-участнику, а не водителю.
Что делать, если в рейсе пропал интернет?
QR-код для проверки кэшируется в приложении и открывается офлайн. Кроме того, закон предусматривает исключение для случаев технической недоступности системы — этот порядок стоит заранее описать во внутреннем регламенте.
ЭТрН нужна при самовывозе?
Нет. Если покупатель забирает груз сам или компания везёт собственный груз своим транспортом без договора перевозки, электронная транспортная накладная не требуется.
Кто передаёт документы в ГИС ЭПД?
Оператор ИС ЭПД. Компании не подключаются к государственной системе напрямую — они работают в сервисе аккредитованного оператора, а он передаёт данные в ГИС ЭПД.
Коротко о главном
- С 1 сентября 2026 транспортная накладная, заказ, заявка и экспедиторские документы оформляются электронно — основание ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
- Работа идёт через оператора ИС ЭПД, документы попадают в ГИС ЭПД.
- Документ собирается из титулов Т1–Т8, каждый участник подписывает свой.
- Компании подписывают УКЭП + МЧД, водителю достаточно ПЭП с телефона.
- На дороге предъявляется QR-код, он работает офлайн.
- Штрафы за отсутствие ЭТрН отложены до 1 марта 2027, но налоговые риски по ст. 252 НК РФ действуют уже сейчас.
Переход на электронные перевозочные документы — часть общего движения бизнеса в онлайн. Сопутствующие документы — договоры перевозки, счета, акты, доверенности — тоже давно не обязательно печатать: их можно оформить по шаблону, поставить печать и подпись и отправить контрагенту прямо из браузера. Попробуйте бесплатно в DOCS.COM.RU — первый документ без оплаты и без банковской карты.
Материал носит информационный характер и актуален на август 2026 года. Требования к ЭТрН продолжают уточняться подзаконными актами Минтранса и ФНС — перед внедрением сверяйтесь с действующей редакцией нормативных актов.